Апостиль можно поставить и на оригинал документа, и на его нотариально засвидетельствованную копию. Разница в двух вещах. Во-первых, в органе: оригинал апостилирует тот, кто отвечает за этот вид документов (ЗАГС, орган образования, МВД), а нотариальную копию всегда Минюст. Во-вторых, в том, что удостоверяется: апостиль на оригинале подтверждает подпись и печать органа, выдавшего документ, апостиль на копии подтверждает только подпись и печать нотариуса. Какой вариант нужен вам, решает тот, кто будет принимать документ за границей.
Что именно удостоверяет апостиль
Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае подлинность печати или штампа, которыми скреплён документ (статья 5 Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, от 5 октября 1961 года; пункт 4 статьи 2 Федерального закона от 28.11.2015 № 330-ФЗ «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации»).
Ключевой вопрос: чья подпись стоит на том, что вы несёте на апостиль.
- Оригинал. На свидетельстве о рождении стоит подпись руководителя органа ЗАГС, на дипломе подпись ректора, на справке о несудимости подпись должностного лица МВД. Апостиль подтвердит именно их.
- Нотариальная копия. На копии стоит удостоверительная надпись нотариуса. Это уже отдельный официальный документ, оформленный нотариусом: закон относит документы, оформленные нотариусами при совершении нотариальных действий, к российским официальным документам (часть 2 статьи 5 закона № 330-ФЗ), а Конвенция прямо называет нотариальные акты (статья 1). Апостиль подтвердит подпись и печать нотариуса.
При этом нотариус, свидетельствуя верность копии, не подтверждает законность содержания документа, соответствие изложенных в нём фактов действительности, личность и полномочия подписавших его лиц (часть третья статьи 77 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-I). Получается цепочка: апостиль говорит, что копию заверил настоящий нотариус; нотариус говорит, что копия совпадает с оригиналом; подлинность самого оригинала при этом никто отдельно не проверял. Поэтому заранее узнайте, устроит ли такая цепочка того, кто будет принимать документ, или ему нужен апостиль на оригинале.
Сравнение: оригинал и нотариальная копия
| Апостиль на оригинале | Апостиль на нотариальной копии | |
|---|---|---|
| Кто ставит | Орган по виду документа: орган ЗАГС региона, региональный орган образования, МВД, архивный орган (пункты 1-7 перечня из постановления Правительства от 30.05.2016 № 479) | Минюст России или его территориальный орган (пункт 8 перечня) |
| Что подтверждает | Подпись и печать органа, выдавшего документ | Подпись и печать нотариуса, заверившего копию |
| Куда ставят штамп | На документе или на отдельном листе, скреплённом с ним | На отдельном листе, скреплённом с копией (пункт 6 регламента Минюста № 255) |
| Что происходит с оригиналом | К нему навсегда прикреплён апостиль или штамп стоит на бланке | Остаётся у вас нетронутым |
| Пошлина | 2 500 рублей за документ | 2 500 рублей за документ плюс нотариальный тариф за копию |
| Территория | По правилам органа: дипломы в любом регионе, справки МВД там, где выданы | В территориальном органе Минюста того региона, где нотариус заверил копию |
Пошлина в обоих случаях одна: 2 500 рублей за каждый документ (подпункт 48 пункта 1 статьи 333.33 Налогового кодекса, редакция на 10.10.2026).
Когда апостиль ставят на оригинал
Документы ЗАГС
На официальных документах, выданных в подтверждение фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия, апостиль ставит орган исполнительной власти субъекта, организующий работу ЗАГС (пункт 6 перечня № 479; пункт 2 статьи 13 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»). Речь об оригиналах свидетельств и справок.
Если жалко «портить» единственный оригинал или он нужен в России, есть законный выход: получить повторное свидетельство и апостилировать его. Повторное свидетельство выдаёт орган ЗАГС (статья 9 закона № 143-ФЗ), пошлина 500 рублей (подпункт 6 пункта 1 статьи 333.26 Налогового кодекса). Это такой же оригинал с подписью и печатью органа ЗАГС.
Диплом и аттестат
Региональный орган образования подтверждает сам документ об образовании. К заявлению прикладывают копию документа, а для апостиля на бумажном носителе представляют оригинал (пункты 5 и 6 Правил, утверждённых постановлением Правительства от 10.11.2023 № 1890). Апостиль ставят на документе или на отдельных листах, скрепляемых с ним (пункт 2 Правил). Копию диплома этот орган не апостилирует.
Справка о несудимости
МВД ставит апостиль на справках, выданных его информационными центрами; заявитель представляет официальный документ с его копией (пункты 16.2, 16.3 и 20 регламента, утверждённого приказом МВД России от 14.08.2013 № 625).
Когда апостиль ставят на нотариальную копию
Минюст апостилирует документы, которые не отнесены к другим органам (пункт 8 перечня № 479). Действующий регламент, утверждённый приказом Минюста России от 15.09.2026 № 255, прямо называет среди принимаемых документов (таблица № 2 приложения):
- копии официальных документов федеральных органов и их территориальных органов, органов власти субъектов, органов местного самоуправления, судов и мировых судей, верность которых засвидетельствована нотариусами или лицами, уполномоченными совершать нотариальные действия;
- копии иных официальных документов, верность которых засвидетельствована нотариусами;
- документы, выданные, удостоверенные или засвидетельствованные нотариусами.
Под эти формулировки подпадают нотариальные копии свидетельств ЗАГС, дипломов, аттестатов, справок, судебных решений, а также нотариально оформленные переводы.
Типичные ситуации, когда выбирают копию:
- оригинал нужен в России, а принимающая организация за границей согласна на заверенную копию;
- документ один, а подавать нужно в несколько стран или организаций;
- оригинал нельзя получить повторно, и рисковать им не хочется;
- за границу едет комплект «копия плюс перевод», сшитый нотариусом в один документ.
Но сначала убедитесь, что принимающая сторона согласна на копию. Российский закон не обязывает иностранный орган принимать апостилированную копию вместо оригинала.
Чего сделать нельзя
Принести оригинал свидетельства ЗАГС, диплома или справки МВД в Минюст. Минюст отказывает в приёме, если документ исходит от органа, который сам уполномочен на проставление апостиля (подпункт «е» пункта 25 регламента № 255). Оригинал несут в «свой» орган, в Минюст только нотариальную копию.
Апостилировать обычную ксерокопию. Основание для отказа в приёме: представлена копия документа, верность которой не засвидетельствована в порядке, предусмотренном законодательством (подпункт «и» пункта 25). Простая копия без подписи и печати нотариуса не является официальным документом.
Обойти запрет с помощью копии. Апостиль не проставляется на документах, совершённых дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями, и на документах, имеющих прямое отношение к коммерческой или таможенной операции, в том числе если они выполнены в виде копий, верность которых засвидетельствована нотариусами (часть 3 статьи 5 закона № 330-ФЗ).
Апостилировать в России копию иностранного документа как иностранный документ. Апостиль ставит орган того государства, из которого исходит документ (статья 3 Конвенции). Минюст откажет в приёме, если документ исходит от органа, должностного лица, нотариуса или юридического лица иностранного государства (подпункт «ж» пункта 25). То же с дипломами советского времени: Правила № 1890 распространяются на документы, выданные в РСФСР и Российской Федерации (пункт 1), а документ, выданный в другой союзной республике, в России не подтверждают.
Подать нотариальную копию не в том регионе. Документ представляют в территориальный орган Минюста по месту его исполнения (совершения); иначе откажут в приёме (подпункт «н» пункта 25). Если копию заверил нотариус в Екатеринбурге, апостиль на неё ставит территориальный орган Минюста, действующий в Свердловской области, а не тот, что ближе к вашему дому.
Требования к нотариальной копии
Чтобы копию заверил нотариус, а потом принял Минюст, проверьте три вещи.
- Состояние оригинала. Документ, представленный нотариусу, не должен иметь подчисток, приписок, зачёркнутых слов и иных неоговорённых исправлений, не может быть исполнен карандашом; текст должен легко читаться; целостность многостраничного документа должна быть обеспечена скреплением (статья 45 Основ).
- Прошивка копии. В нотариально оформляемом документе на бумаге, состоящем из нескольких листов, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью нотариуса (статья 45.1 Основ). Минюст откажет в приёме, если листы не прошиты, не пронумерованы или не скреплены печатью (подпункт «д» пункта 25 регламента № 255). Не расшивайте копию после получения.
- Копия с копии. Если оригинала нет, нотариус может засвидетельствовать копию с копии, но только если верность первой копии уже засвидетельствована нотариально или в ином установленном порядке (статья 79 Основ).
Цена копии: федеральный тариф за свидетельствование верности копий составляет 10 рублей за страницу (пункт 9 части 1 статьи 22.1 Основ); частнопрактикующий нотариус взимает единый тариф, включающий федеральную и региональную части (статья 22 Основ), поэтому итог зависит от региона.
После приёма документов Минюст сверяет подпись и печать нотариуса с образцами. Если они не соответствуют образцам или нотариальное действие отменено судом, в апостиле откажут (подпункты «г» и «д» пункта 27 регламента № 255).
Как выбрать: три вопроса
- Что требует принимающая сторона? Спросите прямо: нужен апостиль на оригинале или подойдёт апостилированная нотариальная копия. От ответа зависит всё остальное.
- Можно ли получить второй оригинал? Для документов ЗАГС можно: повторное свидетельство решает вопрос, и копия не нужна. Про дубликат диплома узнавайте в учебном заведении; если оригинал нужен вам в России, обсуждайте с принимающей стороной копию.
- Нужен ли перевод? Если документ уезжает с переводом, уточните у принимающей стороны порядок. Возможны два пути: апостиль на оригинале и отдельный перевод либо нотариальная копия, сшитая с переводом, которую как нотариальный документ апостилирует Минюст.
Обратная ситуация: иностранный документ для России
Когда иностранец готовит документы для МВД России, вопрос «копия или оригинал» решается по праву страны выдачи: её компетентный орган сам определяет, на что он ставит апостиль. Российские органы принимают иностранные официальные документы при наличии на них апостиля (пункт 49 регламента, утверждённого приказом МВД России от 11.06.2020 № 417). Документ на иностранном языке представляют с переводом, верность которого или подпись переводчика засвидетельствована нотариально (пункт 47); оригиналы документов возвращают заявителю, а к заявлению приобщают копии с переводом (пункт 48).
Подробно об этом в справочных статьях об апостиле и консульской легализации и о переводе документов и нотариальном заверении.
Коротко
- Апостиль на оригинале ставит орган по виду документа; он подтверждает подпись и печать выдавшего органа.
- Апостиль на нотариальной копии ставит Минюст; он подтверждает подпись и печать нотариуса.
- Оригинал свидетельства, диплома, справки МВД в Минюст не принимают; простую ксерокопию тоже.
- Нотариальная копия должна быть прошита и подана в регионе, где её заверили.
- Для документов ЗАГС вместо копии удобно апостилировать повторное свидетельство.
- Что из двух нужно, определяет орган страны назначения.
Источники:
- Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов (Гаага, 05.10.1961): https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/full-text/?cid=41
- Федеральный закон от 28.11.2015 № 330-ФЗ: http://actual.pravo.gov.ru/content/content.html#hash=1cf16090cef0243e1ad87e9575f42781c2052fac89f079581611d4a9140f4ce6
- Постановление Правительства РФ от 30.05.2016 № 479: http://publication.pravo.gov.ru/document/0001201606010015
- Приказ Минюста России от 15.09.2026 № 255: http://publication.pravo.gov.ru/document/0001202609210009
- Основы законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 № 4462-I: http://actual.pravo.gov.ru/content/content.html#hash=f5ef2713ee92a356428b16882779943a2cc6a6251161b71608ef1a39ca4b64e7
- Постановление Правительства РФ от 10.11.2023 № 1890: http://actual.pravo.gov.ru/content/content.html#hash=16591bead92c0f2f3ca1b430853bde15f9783a307c3d27b9b2999d3b6a02df7e
- Федеральный закон от 15.11.1997 № 143-ФЗ: http://actual.pravo.gov.ru/content/content.html#hash=4fade847d997ffb4a9f2952c91bf2b40a7d36d8bf22efa2f054e18d8cd21982d
- Налоговый кодекс РФ, часть вторая: http://actual.pravo.gov.ru/content/content.html#hash=6d30a92f830312a1b62d0a002c635c3e667c52e1059a82525dd65cb8e2bbe0a6
- Приказ МВД России от 14.08.2013 № 625, извлечения на сайте МВД России: https://мвд.рф/mvd/structure1/Centri/Glavnij_informacionno_analiticheskij_cen/gosuslugi/apostil
- Приказ МВД России от 11.06.2020 № 417: http://pravo.gov.ru/proxy/ips/?docbody=&nd=102781191
Материал справочный. Проверено по текстам актов на 10.10.2026.
Лучшие комментарии (0)