Дубликата апостиля в российском законодательстве нет. Апостиль не самостоятельная бумага, а штамп на конкретном документе, поэтому при утрате или порче документа восстанавливают сам документ (повторное свидетельство, дубликат диплома, новую справку), а апостиль ставят на него заново и с новой пошлиной 2 500 рублей. Сведения о прежнем апостиле при этом не пропадают: они остаются в реестре органа, который его ставил, и по ним можно подтвердить, что апостиль был.
Почему апостиль нельзя «выдать повторно»
Федеральный закон от 28.11.2015 № 330-ФЗ «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации» определяет апостиль как штамп, который проставляется на документе или на отдельном листе, скрепляемом с этим документом, и удостоверяет подлинность подписи и должность лица, подписавшего документ, а в надлежащем случае подлинность печати или штампа (пункт 4 статьи 2). То же сказано в Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (Гаага, 5 октября 1961 года): апостиль проставляется на самом документе или на скреплённом с ним листе (статья 4).
Из этого следует главное: апостиль подтверждает подпись и печать на одном конкретном экземпляре. Новый экземпляр документа (повторное свидетельство, дубликат, новая справка) оформляется заново: у него своя дата, а подписать его может уже другое должностное лицо. Прежний апостиль к нему не относится.
Ни закон № 330-ФЗ, ни регламент Минюста (приказ Минюста России от 15.09.2026 № 255), ни регламент МВД (приказ МВД России от 14.08.2013 № 625) процедуры «выдача дубликата апостиля» не содержат. Результат услуги у Минюста один: проставление штампа на отдельном листе, скрепляемом с документом, либо апостиль в электронном виде (пункт 6 регламента № 255).
Что делать по шагам
- Восстановите документ. Куда обращаться, зависит от вида документа (таблица ниже).
- Подайте новый документ на апостиль в орган, который отвечает за этот вид документов.
- Оплатите пошлину заново. Она взимается за каждый документ: 2 500 рублей (подпункт 48 пункта 1 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации), до проставления апостиля (подпункт 5 пункта 1 статьи 333.18). Зачёта «старой» пошлины закон не предусматривает.
- Дождитесь результата. Общий срок до 5 рабочих дней со дня регистрации запроса, до 30 рабочих дней при запросе образца подписи или печати (части 1 и 2 статьи 6 закона № 330-ФЗ). Для документов об образовании закон допускает до 45 рабочих дней (часть 4 статьи 6), а Правила подтверждения таких документов сокращают срок до 5 рабочих дней, при запросе в учебное заведение до 25 (пункт 14 Правил, утверждённых постановлением Правительства Российской Федерации от 10.11.2023 № 1890).
| Что утеряно | Как восстановить документ | Кто ставит апостиль |
|---|---|---|
| Свидетельство ЗАГС | Повторное свидетельство в органе ЗАГС | Орган ЗАГС субъекта (пункт 6 перечня) |
| Диплом, аттестат | Дубликат в учебном заведении | Орган субъекта по подтверждению документов об образовании (пункт 7) |
| Справка о несудимости | Новая справка в МВД | Информационный центр, выдавший справку, или ГИАЦ МВД (пункт 1) |
| Доверенность, иной нотариальный документ | Дубликат у нотариуса | Территориальный орган Минюста (пункт 8) |
| Нотариальная копия | Новая копия у любого нотариуса | Территориальный орган Минюста по месту её совершения (пункт 8) |
| Архивная справка | Новая справка в архиве | Орган субъекта в области архивного дела или Росархив (пункты 5 и 4) |
Пункты указаны по перечню из постановления Правительства Российской Федерации от 30.05.2016 № 479 «О компетентных органах, уполномоченных на проставление апостиля в Российской Федерации».
Свидетельство ЗАГС
При утрате, порче, ветхости бланка, нечитаемости текста или печати, ламинировании орган ЗАГС выдаёт повторное свидетельство (пункт 1 статьи 9 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»). При личном обращении его выдают в день обращения на основании записи в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния (пункт 4 статьи 9). Пошлина 500 рублей (подпункт 6 пункта 1 статьи 333.26 Налогового кодекса).
Апостиль на повторном свидетельстве ставит исполнительный орган субъекта, в компетенцию которого входит организация деятельности по регистрации актов гражданского состояния (пункт 2 статьи 13 закона № 143-ФЗ).
Диплом и аттестат
Дубликат выдаёт учебное заведение; плата за дубликаты документов об образовании не взимается (часть 16 статьи 60 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»).
С документами об образовании ситуация самая удобная, потому что апостиль на них проставляется в электронном виде и хранится в реестре:
- в день принятия решения апостиль проставляется в электронном виде, сведения вносятся в реестр апостилей (пункт 15 Правил № 1890);
- заявителю направляют выписку о проставлении апостиля из реестра, в которой есть номер и дата апостиля, двухмерный штриховой код, реквизиты диплома и статус апостиля: действующий или недействующий (пункты 19 и 20);
- статус «недействующий» апостиль получает, если документ подтверждён повторно (подпункт «е» пункта 20).
Если утерян только бумажный диплом со штампом, а электронный апостиль есть, запись в реестре сохраняется. Для дубликата диплома подают новое заявление; орган примет его независимо от региона, где находится вуз (пункт 9 Правил).
Нотариальные документы
Если утрачена доверенность, согласие, договор, свидетельство, экземпляр которых хранится в делах нотариальной конторы, по письменному заявлению лица, от имени или по поручению которого совершалось действие, выдаётся дубликат (статья 52 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-I). Копия нотариального документа, выданная из нотариального архива нотариальной палатой, приравнивается к дубликату.
Если была утрачена нотариальная копия паспорта или диплома с апостилем, проще сделать новую копию у любого нотариуса (статья 77 Основ) и апостилировать её в территориальном органе Минюста того региона, где работает нотариус: документ, поданный не по месту его совершения, не принимают (подпункт «н» пункта 25 регламента № 255).
Справка о несудимости
Справку заказывают заново. Апостиль на ней ставит информационный центр, который её выдал, либо ФКУ «ГИАЦ МВД России» (пункты 16.2 и 16.3 регламента № 625).
«Архив апостиля»: что хранится в реестре и как им пользоваться
Отдельного архива, где лежат копии апостилированных документов, закон не создаёт. Есть реестр апостилей: его ведёт каждый компетентный орган (часть 1 статьи 10 закона № 330-ФЗ). В реестре записаны:
- порядковый номер и дата апостиля;
- фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
- должность этого лица.
По решению органа может указываться дополнительная информация (часть 3 статьи 10). Реестр ведут на бумаге или в электронном виде (часть 5). При электронном апостиле двухмерный штриховой код ведёт на страницу с записью о нём в реестре: так обеспечивается дистанционный доступ к сведениям (пункты 4 и 5 Положения, утверждённого постановлением Правительства Российской Федерации от 20.03.2021 № 436).
Что реестр даёт на практике:
- Проверка. По запросу любого заинтересованного лица орган, проставивший апостиль, обязан проверить, соответствуют ли записи в апостиле сведениям реестра (часть 4 статьи 10 закона; статья 7 Конвенции). Иностранный банк, университет или миграционная служба могут подтвердить апостиль, даже если у вас осталась только его копия.
- Справка для себя. Если вы потеряли документ и не помните номер и дату апостиля, обращайтесь в орган, который его ставил. Копию документа реестр не содержит, только реквизиты апостиля.
Чего реестр не даёт: по записи в реестре нельзя «напечатать» апостиль ещё раз на новом документе. Принимающая сторона за границей сама решает, устроит ли её копия документа с апостилем и подтверждение из реестра или нужен новый оригинал.
Архив ЗАГС и апостиль
Этим запросом ищут две разные ситуации.
Нужен документ из архива ЗАГС, чтобы поставить апостиль. Ветхое свидетельство или свидетельство, которого нет на руках, можно заменить повторным. Его выдают на основании записи акта, которая хранится в органе ЗАГС и в едином реестре (статья 9 закона № 143-ФЗ). Вместо свидетельства в ряде случаев выдают справку: например, расторгнувшим брак повторное свидетельство о заключении брака не выдаётся, по их просьбе выдают иной документ, подтверждающий факт регистрации брака (пункт 3 статьи 9). Лицу, не состоящему в браке, выдают документ об отсутствии факта регистрации брака (пункт 2.1 статьи 9).
И повторное свидетельство, и справка относятся к «официальным документам, выданным в подтверждение фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия», поэтому апостиль на них ставит орган ЗАГС субъекта (пункт 6 перечня из постановления № 479).
Вы за границей и не можете приехать. Закон допускает истребование документов из России: по заявлению человека, находящегося за рубежом, консульское должностное лицо оказывает содействие в истребовании документов о регистрации актов гражданского состояния, об образовании, о стаже, архивных справок (часть 1 статьи 6 Федерального закона от 22.06.2024 № 145-ФЗ «О легализации российских и иностранных официальных документов и об истребовании личных документов»). Пошлина не взимается за апостиль на документах о регистрации актов гражданского состояния и на справках архивных органов, выданных по обращениям людей, проживающих за пределами России, если эти документы истребуются по международным договорам России или по запросам российских консульств (подпункт 12 пункта 3 статьи 333.35 Налогового кодекса).
Апостиль архивных справок
Архивные справки, выписки и копии (о стаже, заработке, учёбе, службе, репрессиях) тоже относятся к российским официальным документам: их выдают государственные и муниципальные учреждения и органы власти (часть 1 статьи 5 закона № 330-ФЗ). Апостиль на них ставят разные органы в зависимости от того, чей это архив:
| Кто подготовил справку | Кто ставит апостиль | Пункт перечня |
|---|---|---|
| Федеральный государственный архив, федеральный орган власти | Федеральное архивное агентство | 4 |
| Государственный архив субъекта, муниципальный архив, иные органы и организации на территории субъекта | Уполномоченный орган субъекта в области архивного дела | 5 |
| Органы внутренних дел (архивные справки, выписки, копии, справки о реабилитации) | МВД России: информационный центр или ГИАЦ | 1 |
| Архивы Минобороны (о военной службе и работе в Вооружённых Силах) | Министерство обороны | 2 |
Привязка к региону здесь жёсткая: справку областного или муниципального архива апостилирует архивный орган того субъекта, на территории которого расположен архив.
Как это выглядит на практике, видно на примере Свердловской области (сведения с сайта Управления архивами Свердловской области на 10.10.2026): подают письменный запрос, паспорт и саму справку; документ более чем на одном листе должен быть прошит, пронумерован и скреплён печатью; срок 5 рабочих дней, при истребовании образцов подписи и печати 30 рабочих дней; результат выдают лично, почтой или через МФЦ.
Если архивная справка с апостилем утеряна, порядок тот же, что и для остальных документов: новая справка в архиве, затем новый апостиль.
Если в апостиле ошибка
Опечатка в фамилии или должности подписавшего лица: не повод платить пошлину второй раз. Обратитесь в орган, который ставил апостиль, с заявлением об исправлении. Федеральный закон отдельной процедуры не описывает, она зависит от регламента органа. Пример: в Краснодарском крае регламент проставления апостиля на архивных справках (в редакции постановления Губернатора Краснодарского края от 03.09.2026 № 596) прямо предусматривает заявление об исправлении опечаток и ошибок, срок не более 5 рабочих дней, а за исправление ошибок, допущенных по вине органа, плата не взимается.
Как не оказаться в такой ситуации
- Узнайте заранее, нужен ли за границей оригинал с апостилем или достаточно апостилированной нотариальной копии. Оригинал свидетельства или диплома разумнее оставить у себя, а за рубеж передавать копию, если принимающая сторона на это согласна.
- Сохраните скан документа вместе с апостилем и запишите его номер, дату и орган: по этим данным апостиль проверяется по реестру.
- Для диплома сохраните выписку из реестра апостилей со штриховым кодом.
- Не ламинируйте документ с апостилем: ламинирование само по себе признаётся основанием для замены свидетельства ЗАГС (пункт 1 статьи 9 закона № 143-ФЗ).
Что такое апостиль и когда он нужен, описано в словаре, а порядок подготовки документов: в справочной статье об апостиле и консульской легализации. Текст Конвенции размещён в разделе актов: Гаагская конвенция 1961 года.
Источники:
- Федеральный закон от 28.11.2015 № 330-ФЗ: http://actual.pravo.gov.ru/content/content.html#hash=1cf16090cef0243e1ad87e9575f42781c2052fac89f079581611d4a9140f4ce6
- Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов (Гаага, 05.10.1961): https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/full-text/?cid=41
- Постановление Правительства РФ от 30.05.2016 № 479: http://publication.pravo.gov.ru/document/0001201606010015
- Постановление Правительства РФ от 20.03.2021 № 436: http://publication.pravo.gov.ru/document/0001202103230025
- Постановление Правительства РФ от 10.11.2023 № 1890: http://actual.pravo.gov.ru/content/content.html#hash=16591bead92c0f2f3ca1b430853bde15f9783a307c3d27b9b2999d3b6a02df7e
- Федеральный закон от 15.11.1997 № 143-ФЗ: http://actual.pravo.gov.ru/content/content.html#hash=4fade847d997ffb4a9f2952c91bf2b40a7d36d8bf22efa2f054e18d8cd21982d
- Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ: http://actual.pravo.gov.ru/content/content.html#hash=48c91a7c1a9416aee3ea23eef7c9aca7226cd3eedeebf94b8232532b5115b2dc
- Основы законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 № 4462-I: http://actual.pravo.gov.ru/content/content.html#hash=f5ef2713ee92a356428b16882779943a2cc6a6251161b71608ef1a39ca4b64e7
- Налоговый кодекс РФ, часть вторая: http://actual.pravo.gov.ru/content/content.html#hash=6d30a92f830312a1b62d0a002c635c3e667c52e1059a82525dd65cb8e2bbe0a6
- Приказ Минюста России от 15.09.2026 № 255: http://publication.pravo.gov.ru/document/0001202609210009
- Приказ МВД России от 14.08.2013 № 625, извлечения на сайте МВД России: https://мвд.рф/mvd/structure1/Centri/Glavnij_informacionno_analiticheskij_cen/gosuslugi/apostil
- Федеральный закон от 22.06.2024 № 145-ФЗ: http://publication.pravo.gov.ru/document/0001202406220003
- Постановление Губернатора Краснодарского края от 03.09.2026 № 596: http://publication.pravo.gov.ru/document/2300202609100007
- Управление архивами Свердловской области, проставление апостиля на архивных документах: https://uprarchives.midural.ru/activity/4418/
Материал справочный. Проверено по текстам актов на 10.10.2026.
Лучшие комментарии (0)