Граф

Изображение профиля Редакция «Граф» Ольга Власова
Ольга Власова от имени Редакция «Граф»

Опубликовано Изменено

Как выглядит апостиль: обязательные реквизиты штампа и признаки подделки

#документы #апостиль #перевод
Поделиться в X Поделиться в LinkedIn Поделиться в Facebook Поделиться в Mastodon
Пожаловаться на нарушение

Апостиль это штамп установленной формы: квадрат со стороной не менее 9 сантиметров, с заголовком «Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)» на французском языке и десятью пронумерованными графами. В них указаны страна, кто подписал документ и в каком качестве, чья на нём печать, а также где, когда, кем и под каким номером поставлен сам апостиль, печать и подпись удостоверившего органа. Штамп ставят на самом документе или на отдельном листе, скреплённом с ним. Форма одинакова во всех странах Конвенции, поэтому российский и иностранный апостили устроены одинаково.

Откуда взялась форма

Форму апостиля задаёт не российский закон, а международный договор: Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов, заключённая в Гааге 5 октября 1961 года. Свидетельство (апостиль) должно соответствовать образцу, приложенному к Конвенции (статья 4).

Российский закон повторяет это требование: апостиль должен соответствовать требованиям, указанным в приложении к Конвенции (часть 1 статьи 8 Федерального закона от 28.11.2015 № 330-ФЗ «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации»). Сам апостиль закон определяет как штамп, который компетентный орган проставляет на российском официальном документе или на отдельном листе, скрепляемом с этим документом (пункт 4 статьи 2).

Образец апостиля: десять граф

Приложение к Конвенции описывает свидетельство так: квадрат со сторонами не менее 9 сантиметров. Внутри расположены заголовок и десять пронумерованных строк. Ниже структура образца с названиями граф в переводе на русский.

                 APOSTILLE
 (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)

 1. Страна: ..........................
    Настоящий официальный документ
 2. подписан (кем) ....................
 3. выступающим в качестве ............
 4. скреплён печатью / штампом (чьим) ..
               Удостоверено
 5. в (место) ........  6. (дата) ......
 7. (кем) .............................
 8. за № ..............
 9. Печать / штамп:    10. Подпись:
Enter fullscreen mode Exit fullscreen mode

Что означает каждая графа:

№ Графа Что в ней указано
1 Страна Государство, из которого исходит документ. На российском апостиле: Российская Федерация
2 Подписан Фамилия лица, подписавшего сам документ (например, руководителя органа ЗАГС, нотариуса, ректора)
3 Выступающим в качестве Должность этого лица
4 Скреплён печатью или штампом Чья печать стоит на документе (наименование органа или нотариуса)
5 Удостоверено в Место, где поставлен апостиль
6 Дата Дата проставления апостиля
7 Кем Орган или должностное лицо, поставившее апостиль
8 № Порядковый номер апостиля, под которым он внесён в реестр
9 Печать или штамп Оттиск печати органа, поставившего апостиль
10 Подпись Подпись должностного лица этого органа

Графы 2, 3 и 4 описывают документ, графы 5-10 сам апостиль. Это разделение помогает при проверке: первые три графы должны совпадать с тем, что вы видите на документе, остальные с тем, кто по закону вправе ставить апостиль.

На каком языке заполнен штамп

Заголовок «Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)» всегда дан на французском языке: это прямое требование статьи 4 Конвенции. Остальное может быть составлено на официальном языке органа, который выдаёт свидетельство, а стандартные пункты могут дублироваться на втором языке (та же статья).

В России апостиль заполняется на русском языке; при заполнении могут использоваться также английский и (или) французский языки (часть 2 статьи 8 закона № 330-ФЗ). Для документов об образовании язык выбирает заявитель: в заявлении указывают язык, на котором заполняется апостиль и выписка из реестра (русский, а также английский или французский), согласно подпункту «ц» пункта 4 Правил, утверждённых постановлением Правительства от 10.11.2023 № 1890.

Отсюда вывод для проверки: российский апостиль без единой записи на русском языке не соответствует закону. Иностранный апостиль, наоборот, будет на языке страны выдачи, и это нормально.

Где ставят апостиль: на документе или на отдельном листе

Конвенция допускает оба варианта: на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом (статья 4). В российских актах:

  • по определению закона апостиль проставляется на документе или на отдельном листе, скрепляемом с ним (пункт 4 статьи 2 закона № 330-ФЗ);
  • Минюст проставляет штамп «Апостиль» на отдельном листе бумаги, скрепляемом с документом (пункт 6 регламента, утверждённого приказом Минюста России от 15.09.2026 № 255). Так выглядит апостиль на доверенности, согласии, нотариальной копии: к документу подшит лист со штампом;
  • на документах об образовании апостиль проставляют на них самих или на отдельных листах, скрепляемых с этими документами (пункт 2 Правил № 1890).

Как выглядит апостиль на свидетельстве о рождении и других документах ЗАГС

Апостиль на свидетельства и справки ЗАГС ставит орган исполнительной власти региона, организующий регистрацию актов гражданского состояния (пункт 6 перечня, утверждённого постановлением Правительства от 30.05.2016 № 479). Форма та же: квадратный штамп с десятью графами. В графе 2 указывают должностное лицо органа ЗАГС, подписавшее свидетельство, в графе 4 печать этого органа, в графе 7 региональный орган, поставивший апостиль. Место на бланке или отдельный лист федеральные акты не определяют: это вопрос порядка работы конкретного органа. И в том, и в другом случае апостиль действителен.

Электронный апостиль выглядит иначе

С 1 июля 2022 года апостиль может проставляться в электронном виде. Это электронная версия апостиля с двухмерным штриховым кодом; в коде зашифрован адрес интернет-страницы с записью об этом апостиле в электронном реестре. Электронный документ подписывает должностное лицо усиленной квалифицированной электронной подписью, а заявитель вправе получить апостиль и на бумаге (пункт 4 Положения, утверждённого постановлением Правительства от 20.03.2021 № 436).

По документам об образовании заявитель получает выписку из реестра апостилей. В ней есть наименование органа, двухмерный штриховой код, дата и время выписки, номер и дата апостиля, его статус (действующий или недействующий), сведения об обладателе документа, реквизиты документа и должностное лицо, поставившее апостиль (пункт 20 Правил № 1890). Выписка не похожа на классический квадратный штамп: это лист со сведениями и кодом.

Что апостиль подтверждает, а что нет

Правильно заполненный апостиль удостоверяет три вещи: подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае подлинность печати или штампа на документе (статья 5 Конвенции; пункт 4 статьи 2 закона № 330-ФЗ).

Апостиль не подтверждает, что сведения в документе верны. Он говорит только о том, что документ действительно подписан названным должностным лицом и скреплён названной печатью.

Ещё два свойства, которые важно знать:

  • подпись, печать и штамп на самом апостиле не требуют никакого дополнительного заверения (статья 5 Конвенции). «Апостиль на апостиль» не ставят;
  • срок действия апостиля ни Конвенцией, ни законом № 330-ФЗ не установлен. Другое дело, что сам документ может приниматься ограниченное время, если так решил орган, куда его подают.

Признаки, по которым апостиль вызывает сомнения

Надёжно судить о подлинности «на глаз» нельзя, но есть формальные признаки, которые следуют прямо из актов. Насторожить должно следующее.

  1. Нет одной из десяти граф или графы не заполнены. Образец в приложении к Конвенции содержит десять пронумерованных пунктов, и апостиль должен ему соответствовать (статья 4 Конвенции, часть 1 статьи 8 закона № 330-ФЗ).
  2. Заголовок не на французском языке или в нём нет ссылки на Гаагскую конвенцию от 5 октября 1961 года.
  3. Штамп заметно меньше положенного. Сторона квадрата должна быть не менее 9 сантиметров.
  4. Нет номера или даты. Номер и дата апостиля обязательно вносятся в реестр (пункт 1 части 2 статьи 10 закона № 330-ФЗ; статья 7 Конвенции).
  5. Графы 2-4 не совпадают с документом. Фамилия, должность или печать в апостиле отличаются от тех, что стоят на самом документе.
  6. Апостиль поставил «не тот» орган. В России полномочия распределены по видам документов: справки о несудимости апостилирует МВД, документы ЗАГС орган региона, документы об образовании региональный орган образования, нотариальные документы Минюст (пункты 1, 6, 7 и 8 перечня № 479). Апостиль Минюста на оригинале свидетельства о рождении или апостиль органа ЗАГС на доверенности противоречит перечню. Более того, Минюст отказывает в приёме документа, исходящего от органа, который сам уполномочен ставить апостиль (подпункт «е» пункта 25 регламента № 255).
  7. Российский апостиль не содержит записей на русском языке (часть 2 статьи 8 закона № 330-ФЗ).
  8. Апостиль на документе, на который его не ставят. Апостиль не проставляется на документах, совершённых дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями, и на документах, прямо относящихся к коммерческой или таможенной операции (часть 3 статьи 5 закона № 330-ФЗ; статья 1 Конвенции).
  9. Двухмерный код электронного апостиля не открывает запись в реестре. По замыслу Положения № 436 код ведёт на страницу с записью о проставленном апостиле.

Ни один из этих признаков сам по себе не доказывает подделку: бывают ошибки заполнения. Но каждый из них повод проверить апостиль по реестру.

Как проверить наверняка

Единственный способ, предусмотренный самой Конвенцией: запрос в орган, который поставил апостиль. Каждый такой орган ведёт реестр или картотеку, где записывает номер и дату свидетельства, фамилию подписавшего документ и качество, в котором он выступал. По запросу любого заинтересованного лица орган обязан проверить, соответствуют ли сведения в апостиле записям в реестре (статья 7 Конвенции).

В России это правило закреплено в части 4 статьи 10 закона № 330-ФЗ: по запросу любого заинтересованного лица компетентный орган, проставивший апостиль, обязан проверить, соответствуют ли сделанные в апостиле записи сведениям реестра. В реестре содержатся порядковый номер и дата апостиля, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ, и его должность (часть 2 статьи 10). Запросить проверку может не только владелец документа, но и работодатель, вуз, иностранный орган.

Для проверки понадобятся данные из граф 6, 7 и 8: дата, орган и номер. Если апостиль иностранный, запрос направляют в орган страны выдачи, указанный в графе 7.

Иностранный апостиль для подачи в России

Иностранцу, который готовит документы для МВД, важно, чтобы апостиль стоял на документе своей страны и был поставлен её компетентным органом: Конвенция поручает это органу государства, из которого документ исходит (статьи 3 и 6). Российские органы принимают такие документы при наличии апостиля, если страна участвует в Конвенции и международный договор не предусматривает иного (пункт 26 Положения, утверждённого Указом Президента от 22.11.2023 № 889; пункт 49 регламента, утверждённого приказом МВД России от 11.06.2020 № 417).

Штамп будет на иностранном языке. Документы, выполненные не на русском языке, представляют с переводом, верность которого либо подлинность подписи переводчика засвидетельствована нотариально (пункт 25 Положения из Указа № 889; пункт 47 регламента № 417). Поэтому разумно сначала получить апостиль, а потом заказывать перевод: тогда переведён будет и текст штампа. Подробнее о нотариально заверенном переводе в словаре.

Коротко

  • Форма апостиля единая: квадрат не менее 9 × 9 см, французский заголовок, десять пронумерованных граф.
  • Графы 1-4 о документе, графы 5-10 об апостиле: место, дата, орган, номер, печать, подпись.
  • Российский апостиль заполняется на русском, возможно дублирование на английском или французском.
  • Ставится на документе или на отдельном листе; бывает электронным, с двухмерным кодом.
  • Подтверждает подпись, должность и печать, но не содержание документа.
  • Надёжная проверка: запрос в орган из графы 7 по номеру и дате.

Текст Конвенции есть в карточке Гаагской конвенции 1961 года, порядок подготовки иностранных документов в справочной статье об апостиле и консульской легализации.

Источники:

Материал справочный. Проверено по текстам актов на 10.10.2026.

Лучшие комментарии (0)