Работодатели регулярно путают две разные обязанности: поставить иностранца на миграционный учёт и уведомить МВД о заключении договора с ним. Первая возникает не всегда, вторая всегда. Выполнение одной не закрывает другую, а штрафы по каждой считаются отдельно и по каждому работнику. Разбираем, что и когда обязана делать организация.
Когда организация становится принимающей стороной
Принимающая сторона это тот, кто фактически предоставил иностранцу помещение для проживания. Для компании это значит одно из следующего.
- Работник живёт в общежитии, которое принадлежит организации или находится в её пользовании.
- Компания сняла квартиру и поселила туда сотрудников.
- Работники живут в вахтовом городке или в модульном жилье на объекте.
- Организация оказывает гостиничные услуги и заселила иностранца.
- Иностранец фактически проживает в помещении организации, и это установлено.
Во всех этих случаях уведомление о прибытии подаёт организация, а не работник и не его знакомый.
Когда организация принимающей стороной не является
Если работник снял жильё сам или живёт у родственников, принимающая сторона это собственник того помещения. Трудовой договор сам по себе обязанности по учёту не создаёт.
Работодателя это не освобождает от контроля. Нанимать человека без действующего миграционного учёта рискованно: при проверке выяснится, что сотрудник находится в стране с нарушением режима, и вопросы придут и к нему, и к компании.
Рабочая практика простая: копия отрывной части уведомления о прибытии обязательна в личном деле с первого дня, наравне с патентом и паспортом. Какие документы вообще участвуют в постановке на учёт, разобрано в материале про документы для регистрации иностранного гражданина.
Две обязанности, которые нельзя путать
| Обязанность | Когда возникает | Кому подаётся |
|---|---|---|
| Уведомление о прибытии в место пребывания | Только когда компания предоставила жильё | Подразделение по вопросам миграции по адресу помещения |
| Уведомление о заключении договора с иностранцем | Всегда при найме иностранного гражданина | Территориальный орган МВД по месту осуществления работником деятельности |
| Уведомление о расторжении договора | Всегда при прекращении договора | Тот же орган |
Работодатель уведомляет МВД о заключении и о расторжении трудового или гражданско-правового договора с иностранным гражданином в установленный срок. Эта обязанность действует независимо от гражданства работника, от наличия у него патента и от того, кто ставил его на учёт.
Уведомление подаётся по каждому договору отдельно, по установленной форме, без исправлений. Отправка не в тот территориальный орган приравнивается к неподаче.
Что нужно организации для подачи уведомления о прибытии
- Документы организации: свидетельство о постановке на налоговый учёт, выписка из реестра, документы о полномочиях руководителя.
- Документ на помещение: право собственности, договор аренды, иной документ о праве пользования.
- Доверенность на сотрудника, который подаёт, если подаёт не руководитель.
- Документы иностранца: паспорт с нотариальным переводом, миграционная карта, виза или патент.
- Заполненный бланк уведомления установленной формы на каждого работника.
Бланк заполняется печатными буквами, без сокращений и помарок. Адрес указывается по документу на помещение, а не по вывеске или по фактическому обозначению корпуса.
Сроки
Общий срок для безвизовых иностранцев это семь рабочих дней со дня прибытия в место пребывания. Для граждан отдельных государств международные договоры устанавливают увеличенные сроки, и по каждому гражданству их уточняют отдельно.
Организации, оказывающие гостиничные услуги, подают сведения в течение суток с момента заселения, по своему электронному каналу.
Считаются рабочие дни. Праздничные периоды сдвигают срок вперёд, и это единственная поблажка, на которую можно рассчитывать.
На какой срок поставят работника на учёт
Учёт не может быть длиннее законного срока пребывания иностранца. Договорённости внутри компании на это правило не влияют.
Безвизовый работник без патента вправе находиться в России 90 суток суммарно в течение каждых 180 дней, и выезд счётчик не обнуляет. С действующим патентом учёт продлевается на срок внесённого авансового платежа. С разрешением на временное проживание или видом на жительство срок привязан к статусу. Как это связано на практике, разобрано в статье про проверку действительности патента.
Общежитие, вахта, офис, апартаменты
Общежитие и вахтовый городок это нормальные места пребывания, если у организации есть документы на помещение и оно пригодно для проживания.
Офис местом пребывания не является. Попытка поставить работников на учёт по адресу офиса, где они не живут, это фиктивная постановка на учёт, и ответственность по ней уголовная.
Апартаменты это нежилое помещение. Постановка на миграционный учёт по такому адресу не проходит, и компаниям, снимающим апартаменты под сотрудников, приходится решать вопрос иначе.
Продление учёта
Продление это отдельное уведомление, а не автоматическое действие. Основание обязательно: внесённый авансовый платёж по патенту, продлённая виза, поданное заявление на РВП или ВНЖ, очное обучение.
Практическая схема для компании выглядит так: календарь платежей по каждому работнику, напоминание за неделю, сбор квитанции, подача уведомления о продлении. Пропустили платёж, патент перестал действовать, основание для продления исчезло, работник оказывается в стране без законного основания. Дальше начинается риск попадания в реестр контролируемых лиц, как это работает, разобрано в материале про реестр контролируемых лиц.
Убытие и увольнение
Работник съехал из предоставленного жилья, организация подаёт уведомление об убытии. Это обязанность, а не право, и её забывают чаще всего.
Увольнение и убытие это разные события. Уволили, но человек ещё живёт в общежитии, учёт сохраняется. Съехал, но продолжает работать, учёт закрывается, а трудовые отношения продолжаются, и подаётся уведомление о прекращении договора уже при увольнении.
Отдельно следите за тем, чтобы уведомление о расторжении договора уходило в тот же орган, что и уведомление о заключении, и в установленный срок.
Ответственность
| Нарушение | Кто отвечает |
|---|---|
| Неисполнение обязанностей принимающей стороны | Организация и должностное лицо |
| Неуведомление МВД о заключении или расторжении договора | Организация и должностное лицо, по каждому работнику отдельно |
| Привлечение иностранца без разрешительных документов | Организация и должностное лицо |
| Фиктивная постановка на учёт | Уголовная ответственность |
Санкции по миграционным составам относятся к самым высоким в административном праве, и считаются они по каждому иностранцу. Десять работников без уведомлений это десять составов, а не один.
Отдельные регионы применяют повышенные размеры ответственности. Рассчитывать, что нарушение не заметят, не стоит: данные по патентам, учёту и договорам сводятся в одних системах.
Внутренний регламент: что должно работать в компании
- Назначен ответственный сотрудник и оформлена доверенность на подачу.
- Ведётся реестр иностранных работников с гражданством, статусом и датами.
- По каждому работнику лежат копии паспорта с переводом, миграционной карты, патента, отрывной части уведомления.
- Календарь авансовых платежей с напоминаниями за неделю.
- Контрольные даты уведомлений о заключении и расторжении договоров.
- Ежемесячная проверка документов через сервисы МВД.
- Проверка нового работника до оформления, а не после.
Регламент дешевле любого штрафа. Большинство нарушений в компаниях это не злой умысел, а отсутствие ответственного и календаря. Кто и куда подаёт уведомления в общем порядке, разобрано в статье про регистрацию иностранцев в МВД.
Нанимаете иностранных работников и хотите выстроить порядок, который не развалится при проверке, разберём вашу схему. Посмотрим, где компания принимающая сторона, а где нет, и что подавать по каждому работнику. Оставьте заявку, и мы дадим рабочий регламент под вашу ситуацию.
Лучшие комментарии (0)