Кадровик проверяет иностранца иначе, чем гражданина России. Здесь мало убедиться, что человек существует и умеет работать: нужно подтвердить его право находиться в стране и право здесь трудиться. Ошибка на этом этапе стоит организации сотен тысяч рублей, причём по каждому работнику отдельно. Разбираем порядок проверки, который выдерживает визит инспектора.
Почему это обязанность
Закон возлагает на работодателя не общую осмотрительность, а конкретную обязанность: привлекать к работе можно только иностранца, у которого есть действующие разрешительные документы. Отговорка о том, что кандидат показал патент и он выглядел настоящим, ответственность не снимает.
Проверяются три вещи. Личность человека. Законность его нахождения в стране. Право работать именно у вас, именно в этом регионе и именно по этой должности. Пропуск любой из трёх даёт состав нарушения.
Сначала определите категорию
От категории зависит весь дальнейший комплект. Категорий, с которыми сталкивается обычная компания, четыре.
Первая: граждане стран ЕАЭС. Это Армения, Беларусь, Казахстан и Киргизия. Патент и разрешение на работу им не нужны, они трудоустраиваются практически на общих основаниях.
Вторая: безвизовые иностранцы вне ЕАЭС. Им нужен патент.
Третья: визовые иностранцы. Им нужно разрешение на работу, а работодателю разрешение на привлечение иностранной рабочей силы и приглашение.
Четвёртая: обладатели РВП, вида на жительство, беженцы и лица с временным убежищем. Разрешительные документы на работу им не требуются, но статус проверяется.
Что смотреть по категориям
| Документ | ЕАЭС | Патент | Виза | РВП или ВНЖ |
|---|---|---|---|---|
| Паспорт с нотариальным переводом | да | да | да | да |
| Миграционная карта | да, при безвизовом въезде | да | нет, вместо неё виза | не требуется при наличии статуса |
| Отрывная часть уведомления о прибытии | да | да | да | учёт или регистрация по месту жительства |
| Патент с чеками об оплате | нет | да | нет | нет |
| Разрешение на работу | нет | нет | да | нет |
| Полис ДМС или договор с клиникой | обычно полис ОМС | да | да | полис ОМС |
| СНИЛС | да | да | да | да |
| ИНН | да | да | да | да |
Таблица закрывает типовые случаи. Отдельные категории, например высококвалифицированные специалисты или студенты очной формы, имеют свои особенности, их проверяют по отдельному перечню.
Паспорт и перевод
Смотрите срок действия паспорта и совпадение данных во всех остальных документах. Перевод должен быть нотариально заверенным, а не выполненным бюро без нотариуса.
Расхождение в одну букву между паспортом, переводом, патентом и уведомлением о прибытии это реальная проблема. Инспектор трактует её как отсутствие подтверждения того, что документы принадлежат одному человеку.
Отдельно проверьте, чтобы срок действия паспорта покрывал срок трудового договора. Заканчивающийся паспорт означает, что через месяц вы будете переоформлять весь комплект.
Миграционная карта и учёт
В миграционной карте проверяются серия, номер, дата въезда и цель визита. Цель должна быть работой. Карта с целью визита частная или туризм не позволяет оформить патент, а значит и работать.
Отрывная часть уведомления о прибытии подтверждает миграционный учёт. Сверяйте адрес и срок: истёкший учёт означает нарушение режима пребывания у работника и вопросы к вам, если жильё предоставляете вы. Когда работодатель обязан ставить сотрудника на учёт сам, разбирали в материале про миграционный учёт силами работодателя.
Патент: три обязательные сверки
Патент проверяется не один раз при приёме, а постоянно.
Первая сверка: подлинность. Серия и номер прогоняются через официальный сервис МВД, порядок разбирали в статье про то, как проверить патент на подлинность.
Вторая сверка: регион и профессия. Патент действует только в выдавшем субъекте, а указанная в нём профессия должна совпадать с должностью в трудовом договоре и в штатном расписании. Совпадение должно быть по наименованию, а не по смыслу.
Третья сверка: оплата. Фиксированные авансовые платежи вносятся ежемесячно, и пропуск одного платежа прекращает действие патента автоматически. Собирайте чеки каждый месяц и храните копии в личном деле.
Медицинское обеспечение
Временно пребывающий иностранец должен быть обеспечен медицинской помощью: либо действующим полисом добровольного медицинского страхования, либо договором вашей организации с медицинской организацией на оказание платных услуг работнику.
Реквизиты полиса или договора указываются в трудовом договоре. Срок полиса должен покрывать срок договора, а не заканчиваться через месяц после приёма.
Работники из стран ЕАЭС и обладатели РВП или вида на жительство имеют полис обязательного медицинского страхования, отдельное добровольное страхование им не нужно.
СНИЛС, ИНН и кадровые документы
СНИЛС оформляется работодателем, если у работника его нет. ИНН иностранец получает в налоговом органе, при наличии патента он обычно уже есть, потому что нужен для платежей.
Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде, бумажная трудовая книжка оформляется по общим правилам, если работник её предъявил. Документ об образовании требуется, когда должность предполагает квалификационные требования, и иностранный диплом в ряде случаев нуждается в признании.
Военный билет с иностранца не спрашивают: воинского учёта у него нет.
Что проверить дополнительно
Официальные сервисы МВД позволяют бесплатно проверить действительность паспорта иностранного гражданина, действительность патента или разрешения на работу и наличие оснований для неразрешения въезда.
Последняя проверка не обязательна, но полезна: человек с действующим запретом на въезд, оказавшийся внутри страны, это будущая проблема для вашей компании, а не только для него.
Результаты проверок сохраняйте в виде снимков экрана с датой. Это не освобождает от ответственности, но показывает добросовестность.
Уведомления в МВД
Трёхдневный срок это то, на чём ловят чаще всего. Уведомление о заключении трудового или гражданско-правового договора с иностранцем подаётся в территориальный орган МВД в течение трёх рабочих дней со дня заключения. Такой же срок действует при прекращении договора.
Форма уведомления утверждена, отступления от неё не допускаются: бланк заполняется без исправлений, все поля заполняются, ошибки в реквизитах приравниваются к неподаче. Разбор формы и порядка подачи собран в статье про уведомление о приёме иностранного работника.
Уведомление подаётся по каждому работнику отдельно, включая граждан стран ЕАЭС.
Как хранить документы
Практика, которая упрощает любую проверку: отдельное личное дело на каждого иностранного сотрудника, где лежат копия паспорта и перевода, копия миграционной карты, копия отрывной части уведомления о прибытии, копия патента, чеки за все месяцы, копия полиса, копии поданных уведомлений с отметкой о принятии.
Дополните это календарём контрольных дат: дата очередного платежа по патенту, дата окончания патента, дата окончания миграционного учёта, дата окончания полиса, дата окончания паспорта. Один просроченный документ у одного работника превращается в протокол на всю компанию.
Частые ошибки
Шесть повторяющихся ошибок кадровых служб.
1. Проверили патент при приёме и больше не возвращались к нему.
2. Приняли работника на должность, не совпадающую с профессией в патенте.
3. Допустили работу на объекте в соседнем регионе.
4. Подали уведомление на четвёртый рабочий день, считая дни календарными.
5. Не подали уведомление о прекращении договора, решив, что достаточно уведомления о приёме.
6. Приняли гражданина страны ЕАЭС и не подали уведомление вовсе, посчитав его приравненным к россиянину.
Каждая из них тянет отдельную санкцию, а совокупность последствий разбирали в материале про штрафы работодателю за иностранного работника.
Нанимаете иностранных сотрудников регулярно или готовитесь к проверке, разберём ваш порядок приёма, проверим комплекты по действующим работникам и покажем, где есть разрывы. Напишите нам, посмотрим документы.
Лучшие комментарии (0)