Приняли иностранца на работу, и с этого дня у вас три рабочих дня на уведомление. Обязанность касается всех работодателей и всех категорий иностранных работников, включая граждан ЕАЭС и владельцев вида на жительство. Штраф за пропуск считается по каждому человеку отдельно и относится к самым крупным в миграционной сфере. Разбираем порядок без лишних слов.
Кто обязан уведомлять
Уведомление подаёт сторона, заключившая договор с иностранцем: организация, индивидуальный предприниматель, нотариус или адвокат с учреждённым кабинетом, а также физическое лицо, нанявшее работника для личных нужд.
Обязанность не зависит от того, кто нашёл работника и кто платит зарплату фактически. Отчитывается тот, чьё имя стоит в договоре.
Отдельно про аутстаффинг и подряд: если рабочих привёл подрядчик по своему договору, уведомление подаёт он. Но если на объекте выяснится, что люди работают на вас напрямую, отвечать будете вы, причём сразу по нескольким составам. Общий порядок найма разобран в материале про приём иностранца на работу.
Срок
Уведомление подаётся не позднее трёх рабочих дней с даты заключения договора. Отсчёт начинается со следующего рабочего дня после даты подписания.
Важно: срок считается от даты заключения договора, а не от даты фактического выхода на работу. Если договор подписан в пятницу, а человек вышел в понедельник, отсчёт всё равно идёт от пятницы.
Такое же правило действует при увольнении, порядок разобран в материале про уведомление о расторжении договора. Обе процедуры удобно вести одним внутренним регламентом.
По кому подаётся уведомление
| Ситуация | Подаётся ли уведомление |
|---|---|
| Трудовой договор с иностранцем | Да |
| Гражданско-правовой договор на работы или услуги | Да |
| Работник из страны ЕАЭС | Да |
| Работник с патентом | Да |
| Работник с разрешением на работу | Да |
| Работник с РВП или ВНЖ | Да |
| Высококвалифицированный специалист | Да, плюс отдельная отчётность о выплате зарплаты |
| Работник получил гражданство РФ до подписания договора | Нет |
| Договор с иностранным юридическим лицом | Нет, речь о договорах с физическими лицами |
Проще запомнить обратное правило: уведомление не подаётся только тогда, когда работник уже не иностранный гражданин. Все остальные случаи требуют подачи.
Бланк и где его брать
Форма утверждается приказом МВД и обновляется. Устаревший бланк это нарушение порядка подачи, то есть тот же состав, что и неподача.
Скачивайте актуальную форму с официального сайта МВД либо берите в подразделении по вопросам миграции в своём регионе. Формы из бухгалтерских подборок и по ссылкам из поиска нередко относятся к прошлым редакциям.
На каждого работника заполняется отдельный бланк. Одно уведомление на нескольких человек не принимается.
Как заполнять
| Блок бланка | На что смотреть |
|---|---|
| Сведения о работодателе | Полное наименование, ИНН, КПП, адрес по учредительным документам |
| Сведения о работнике | Данные строго из паспорта и нотариального перевода, написание буква в букву |
| Документы работника | Патент или разрешение на работу: серия, номер, дата, регион, профессия |
| Миграционные документы | Миграционная карта, отметка о постановке на учёт |
| Сведения о договоре | Вид, номер, дата заключения, профессия или вид работ |
| Подпись и печать | Подписывает руководитель или уполномоченное лицо по доверенности |
Пустых граф оставаться не должно. Исправления корректором, зачёркивания и дописки не допускаются, при ошибке заполняется новый бланк.
Самая частая претензия на приёме это расхождение в написании имени. В паспорте одно, в переводе другое, в уведомлении третье. Всё три должны совпадать.
Способы подачи
Лично. Представитель приходит в подразделение по вопросам миграции, сдаёт бланк и получает отрывную часть с отметкой о приёме.
Почтой. Заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении. Дата подачи это дата отправки. Без описи доказать содержание отправления невозможно.
Электронно. Через портал государственных услуг, доступность зависит от региона. Подтверждением служит уведомление о приёме в личном кабинете, его нужно сохранять.
Подаётся уведомление в территориальный орган МВД того субъекта, где иностранец работает. Если у компании филиалы в разных регионах, уведомления идут по месту работы, а не по месту головного офиса.
Что оставить у себя
Документ, подтверждающий подачу, это ваш единственный аргумент при проверке. Отрывная часть бланка с отметкой, почтовая квитанция с описью или электронное подтверждение хранятся вместе с личным делом работника.
Проверяющий не обязан искать ваше уведомление в своей базе. Практика такая: нет подтверждения у работодателя, значит, уведомление не подавалось.
Что ещё нужно сделать при найме
Уведомление о договоре это не единственная обязанность. Рядом стоят несколько других, о которых вспоминают позже.
- Проверить документы работника до допуска к работе: патент, регион, профессия, чеки об авансовых платежах, полис. Способы проверки описаны в материале про проверку патента.
- Поставить работника на миграционный учёт, если вы предоставляете жильё и выступаете принимающей стороной.
- По высококвалифицированным специалистам подавать ежеквартальную отчётность о выплате заработной платы.
- Оформить СНИЛС и ИНН, если их нет.
- Не допускать работника к работе до того, как проверены документы, даже на один день.
Ответственность
Нарушение порядка или срока подачи уведомления это самостоятельное административное правонарушение. Штраф налагается и на должностное лицо, и на организацию, в Москве, Петербурге, Московской и Ленинградской областях размеры выше.
Наказание считается по каждому работнику. Если проверка выявила пятерых, по которым уведомления нет, составов будет пять. По отдельным частям предусмотрено приостановление деятельности.
Отдельно стоит учесть последствия для будущего. Привлечение работодателя к ответственности учитывается при рассмотрении его заявлений и при следующих проверках, а компания попадает в зону внимания надолго.
Частые ошибки
- Считают срок в календарных днях вместо рабочих.
- Отсчитывают от даты выхода на работу, а не от даты заключения договора.
- Не подают по гражданам ЕАЭС и по владельцам ВНЖ.
- Не подают по гражданско-правовым договорам, считая их не трудовыми отношениями.
- Используют бланк прошлой редакции.
- Отправляют почтой без описи.
- Подают в орган по месту регистрации компании, а не по месту работы.
- Заполняют профессию в уведомлении не так, как она указана в патенте.
Чек-лист на приём иностранца
1. Проверить документы работника и их действительность по официальным сервисам.
2. Убедиться, что регион и профессия в патенте соответствуют работе.
3. Заключить договор и зафиксировать дату.
4. В тот же день подготовить уведомление на актуальном бланке.
5. Подать в течение трёх рабочих дней и получить подтверждение.
6. Подшить подтверждение в личное дело.
7. Поставить в календарь дату следующего авансового платежа по патенту.
Если уведомления пропущены, пришёл запрос из МВД или назначено рассмотрение дела, готовьте позицию заранее. Мы проверяем кадровый комплект по иностранцам, восстанавливаем доказательства подачи и представляем работодателя. Напишите нам, и мы разберём вашу ситуацию.
Лучшие комментарии (0)