Граф

Изображение профиля Редакция «Граф» Ольга Власова
Ольга Власова от имени Редакция «Граф»

Опубликовано Изменено

Нотариально заверенная копия документа: когда МВД принимает её вместо оригинала

#перевод #документы #паспорт #мвд
Поделиться в X Поделиться в LinkedIn Поделиться в Facebook Поделиться в Mastodon
Пожаловаться на нарушение

В большинстве миграционных процедур нотариально заверенная копия оригинал не заменяет: в МВД приносят сам документ и обычную копию, которую сверяет и заверяет сотрудник, принимающий заявление. Нотариальная копия нужна в отдельных случаях: когда заявление о гражданстве передаёт другой человек, когда копию готовят для апостиля, когда акт прямо называет заверенную копию. Чаще всего у нотариуса заверяют не копию, а перевод.

Что такое нотариально заверенная копия

Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них, выданных органами власти, юридическими лицами и гражданами (часть первая статьи 77 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-I). На копии ставится удостоверительная надпись (статья 46 Основ).

Важно понимать пределы этого действия. Свидетельствуя верность копии, нотариус не подтверждает законность содержания документа, соответствие изложенных в нём фактов действительности, личность и полномочия подписавших его лиц (часть третья статьи 77). Нотариальная копия говорит только одно: копия совпадает с тем, что предъявили нотариусу.

Ещё три правила из Основ:

  • документ не должен иметь подчисток, приписок, неоговорённых исправлений, должен легко читаться, а многостраничный документ должен быть скреплён так, чтобы его целостность не вызывала сомнений (статья 45);
  • копию с копии нотариус заверит, только если верность первой копии засвидетельствована нотариально или в ином установленном законом порядке (статья 79);
  • документы, составленные за границей, нотариус принимает при условии их легализации, а без неё в случаях, предусмотренных законодательством и международными договорами России (статья 106). На практике это значит: чтобы заверить в России копию иностранного свидетельства, на нём должен быть апостиль или отметка о консульской легализации, если договор с этой страной не освобождает от них.

Кто, кроме нотариуса, вправе заверить копию

  • Должностные лица местного самоуправления в поселениях, где нет нотариуса: они свидетельствуют верность копий для тех, кто зарегистрирован по месту жительства или пребывания в этом поселении (пункт 4 части первой статьи 37 Основ).
  • Консульские должностные лица России за границей: они свидетельствуют верность копий, подлинность подписи и верность перевода (пункты 5–7 части первой статьи 38 Основ). Это вариант для тех, кто готовит документы до приезда.

Сколько стоит

Нотариус, занимающийся частной практикой, взимает единый нотариальный тариф из двух частей: федеральной и региональной (часть третья статьи 22 Основ). Федеральный тариф за свидетельствование верности копии: 10 рублей за страницу копии (подпункт 9 пункта 1 статьи 22.1 Основ). Региональную часть устанавливают нотариальные палаты, поэтому итоговая цена в разных регионах отличается: её называет нотариус до совершения действия.

Для сравнения, по переводам: за свидетельствование верности перевода государственная пошлина составляет 100 рублей за страницу перевода (подпункт 18 пункта 1 статьи 333.24 Налогового кодекса), федеральный тариф за свидетельствование подлинности подписи на документе, в том числе подписи переводчика, 100 рублей (подпункт 10 пункта 1 статьи 22.1 Основ). К этим суммам также добавляется региональный тариф. Суммы приведены по редакциям на 10.10.2026.

РВП и ВНЖ: МВД заверяет копии само

Для разрешения на временное проживание правило записано в Административном регламенте, утверждённом приказом МВД России от 08.06.2020 № 407. Оригиналы документов (паспорта, документов о владении русским языком, документов, подтверждающих основание для выдачи разрешения, и других, перечисленных в пункте 35) возвращают заявителю, а к заявлению приобщают их копии с переводом на русский язык, которые принёс сам заявитель. Следом идёт короткая норма: копии документов заверяются сотрудником, осуществляющим приём заявителей (пункт 35.1).

Для вида на жительство порядок тот же. Оригиналы возвращают, копии с переводом приобщают к заявлению, и копии заверяет сотрудник, принимающий заявление (пункт 48 Административного регламента, утверждённого приказом МВД России от 11.06.2020 № 417).

Вывод простой:

  • на подачу нужно принести оригинал и копию;
  • платить нотариусу за заверение копии для РВП и ВНЖ не требуется: регламенты этого не предусматривают;
  • прийти с одной нотариальной копией без оригинала не получится: регламенты исходят из того, что сотрудник видит оригинал и возвращает его.

Сам иностранный документ при этом должен быть подготовлен: с апостилем, если страна участвует в Гаагской конвенции, или с консульской легализацией, если не участвует, когда международный договор не устанавливает иное (пункты 37 и 38 регламента № 407, пункт 49 регламента № 417). Нотариальная копия этого требования не снимает.

Бланки и перечни документов для этих процедур собраны в справочнике, например заявление о выдаче вида на жительство.

Нотариально заверенная копия паспорта: чаще речь о переводе

Запрос «нотариально заверенная копия паспорта» обычно означает другое действие. Иностранный паспорт составлен не на русском языке, и регламенты требуют перевод:

  • документы на иностранном языке подлежат переводу на русский; верность перевода либо подлинность подписи переводчика должны быть нотариально засвидетельствованы (пункт 39 регламента № 407, пункт 47 регламента № 417);
  • если документ составлен на нескольких языках и русского среди них нет, переводят с одного языка по выбору заявителя (те же пункты).

Нотариус свидетельствует верность перевода, если сам владеет языком. Если не владеет, перевод делает переводчик, а нотариус свидетельствует подлинность его подписи (части первая и вторая статьи 81 Основ). При этом нотариус проверяет у переводчика документы, предусмотренные Регламентом совершения нотариусами нотариальных действий (часть третья статьи 81, введена Федеральным законом от 08.08.2024 № 251-ФЗ). Свидетельствуя подпись, нотариус удостоверяет, что она сделана определённым лицом, но не удостоверяет фактов, изложенных в документе (часть первая статьи 80).

Получается документ из двух частей: копия паспорта и подшитый к ней перевод с нотариальной надписью. Надпись относится к переводу или к подписи переводчика. Верность самой копии при этом отдельно может не свидетельствоваться, и для МВД этого достаточно: копию сверит сотрудник. Подробнее о требованиях к переводу в справочной статье о переводе документов и нотариальном заверении и в словаре: нотариально заверенный перевод.

Отдельная нотариальная копия паспорта без перевода для МВД не требуется. Её просят в других местах, и требование тогда нужно уточнять у того, кто просит: банк, работодатель, иностранное консульство применяют собственные правила.

Гражданство: когда нотариальная копия обязательна

Общее правило то же, что и для РВП и ВНЖ. Заявление подаётся лично (часть 6 статьи 32 Федерального закона от 28.04.2023 № 138-ФЗ «О гражданстве Российской Федерации»). При приёме должностное лицо проверяет документы и своей подписью на заявлении удостоверяет соответствие приложенных копий оригиналам (пункт 29 Положения о порядке рассмотрения вопросов гражданства Российской Федерации, утверждённого Указом Президента от 22.11.2023 № 889). Оригиналы переводов возвращают, к заявлению приобщают копии, соответствие которых оригиналам удостоверяется подписью должностного лица и печатью (пункт 25).

Исключение сделано для заочной подачи. Если заявитель не может подать заявление лично из-за обстоятельств исключительного характера, подтверждённых документально (часть 6 статьи 32 закона), его можно передать через другое лицо. Тогда подлинность подписи заявителя и соответствие копий документов оригиналам нотариально удостоверяются (пункт 27 Положения). К заявлению прикладывают документы о причине, по которой заявитель не пришёл сам, и копии документов, удостоверяющих личность того, кто передаёт заявление.

Ещё два частных случая:

  • подпись заявителя, находящегося за рубежом, удостоверяет должностное лицо российского дипломатического представительства или консульского учреждения (пункт 27);
  • у военнослужащего, который не может подать заявление лично, подпись и соответствие копий оригиналам удостоверяет командир воинской части подписью и печатью части (пункт 28). Нотариус здесь не нужен.

Копия вместо оригинала по прямому указанию акта

Иногда сам акт называет копию допустимым документом. Пример: временный порядок приёма в гражданство для заключивших контракт о военной службе. Военнослужащий представляет контракт или заверенную в установленном порядке копию контракта (подпункт «в» пункта 5 Положения, утверждённого Указом Президента от 05.11.2025 № 821). Члены его семьи представляют заверенную в установленном порядке копию контракта (подпункт «и» пункта 7, подпункт «б» пункта 8).

Другой пример: при апостиле диплома к заявлению прикладывают обычную копию документа об образовании, а оригинал нужен, только если апостиль ставят на бумаге (пункты 5 и 6 Правил, утверждённых постановлением Правительства от 10.11.2023 № 1890).

Правило чтения перечней такое: если в пункте написано «документ», нужен оригинал с копией; если написано «копия» или «заверенная копия», оригинал можно не приносить, но копия должна быть заверена так, как сказано в этом пункте.

Когда нотариальная копия нужна для апостиля

Нотариальная копия пригодится тем, кто вывозит российский документ за границу и не хочет ставить штамп на оригинал. Минюст ставит апостиль в том числе на копии официальных документов, верность которых засвидетельствована нотариусом (таблица № 2 приложения к Административному регламенту, утверждённому приказом Минюста России от 15.09.2026 № 255). Копию, не засвидетельствованную в установленном порядке, на апостиль не примут (подпункт «и» пункта 25 регламента). Подавать её нужно в территориальный орган Минюста того региона, где работает нотариус: документ, представленный не по месту совершения, тоже не примут (подпункт «н» пункта 25).

Есть ограничение в законе: апостиль не ставят на документы, прямо относящиеся к коммерческой или таможенной операции, даже если они представлены в виде нотариально заверенных копий (часть 3 статьи 5 Федерального закона от 28.11.2015 № 330-ФЗ).

Устроит ли иностранный орган копия с апостилем вместо оригинала, решает он сам. Это нужно узнать до похода к нотариусу.

Если нотариус отказал

Нотариус отказывает, в частности, когда действие противоречит закону или представленные документы не соответствуют требованиям законодательства (статья 48 Основ). К копиям это относится, например, когда документ повреждён или содержит неоговорённые исправления (статья 45), иностранный документ не легализован (статья 106), а копию с копии просят снять с незаверенной копии (статья 79).

По просьбе заявителя нотариус обязан изложить причины отказа письменно и разъяснить порядок обжалования, не позднее чем в десятидневный срок со дня обращения (статья 48). Отказ можно обжаловать в районный суд по месту нахождения нотариуса (часть первая статьи 49). Причину отказа обычно можно устранить без суда: получить дубликат повреждённого документа или поставить на иностранный документ апостиль.

Частые ошибки

  • Принести только нотариальную копию без оригинала. Для РВП, ВНЖ и гражданства при личной подаче сотрудник сверяет копию с оригиналом.
  • Заверить копию, но не перевести документ. Нотариальная копия иностранного документа не снимает требования о переводе.
  • Заверить перевод у нотариуса, не поставив апостиль в стране выдачи. Апостиль и перевод решают разные задачи: первый подтверждает подпись и печать иностранного органа, второй делает текст понятным для российского ведомства.
  • Сделать копию с повреждённого документа. Подчистки и неоговорённые исправления мешают нотариусу совершить действие (статья 45 Основ).
  • Рассчитывать, что нотариус «подтвердит» документ. Нотариус не проверяет ни законность содержания, ни факты (часть третья статьи 77 Основ).
  • Нести нотариальную копию в ЗАГС вместо легализованного документа. Иностранные документы для регистрации актов гражданского состояния должны быть легализованы, если договор не предусматривает иное, и переведены с нотариальным удостоверением перевода (статья 7 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ).

Что сделать перед подачей

  1. Найдите в регламенте или положении пункт с перечнем документов для вашего основания и посмотрите, что в нём названо: документ или копия.
  2. Подготовьте оригиналы и обычные копии.
  3. Для документов не на русском языке закажите перевод с нотариальным свидетельствованием верности перевода или подписи переводчика.
  4. Если подаёте не лично, уточните, допускает ли это ваша процедура, и только тогда заверяйте у нотариуса копии и подпись.
  5. Если копия нужна для другой страны, узнайте у принимающей стороны, нужен ли на ней апостиль.

Источники:

Материал справочный. Проверено по текстам актов на 10.10.2026.

Лучшие комментарии (0)