Об уведомлении при приёме помнят почти все, а про уведомление при увольнении забывают регулярно. Между тем это самостоятельная обязанность с коротким сроком и отдельным штрафом за каждого работника. Проверки по этому составу проходят массово, потому что нарушение видно по документам без выезда. Разбираем сроки, форму и порядок подачи.
Кто обязан подавать
Обязанность лежит на работодателе или заказчике работ и услуг, который расторг договор с иностранным гражданином. Не на самом иностранце и не на кадровом агентстве, если договор был заключён с вами.
Подают все: организации, индивидуальные предприниматели, нотариусы и адвокаты, учредившие кабинет, а также физические лица, нанимавшие иностранца по договору.
Передать обязанность подрядчику нельзя. Если договор подписан от имени вашей компании, отчитывается ваша компания.
Срок подачи
Уведомление подаётся не позднее трёх рабочих дней с даты расторжения или прекращения договора. Считаются именно рабочие дни, выходные и праздники в счёт не идут.
| Дата увольнения | Последний день подачи |
|---|---|
| Понедельник | Четверг той же недели |
| Среда | Понедельник следующей недели |
| Пятница | Среда следующей недели |
| Рабочий день перед длинными праздниками | Третий рабочий день после праздников |
Отсчёт идёт со дня, следующего за датой расторжения. Дата расторжения это последний день работы по приказу, а не день, когда работник забрал трудовую книжку или когда бухгалтерия провела расчёт.
Правило одинаковое и для приёма, и для увольнения, поэтому в кадровом учёте их удобно вести одним регламентом. Порядок при найме разобран в материале про уведомление о приёме иностранного работника.
По каким иностранцам подаётся
| Категория работника | Нужно ли уведомление |
|---|---|
| Работает по патенту | Да |
| Работает по разрешению на работу | Да |
| Гражданин страны ЕАЭС | Да |
| Имеет разрешение на временное проживание | Да |
| Имеет вид на жительство | Да |
| Высококвалифицированный специалист | Да, плюс отдельная отчётность по своим правилам |
| Получил гражданство РФ и сменил паспорт | Нет, он уже не иностранный гражданин |
Главная ошибка кадровиков в том, что они делят работников на тех, кому нужен патент, и всех остальных. Для уведомления это деление не работает: отчитываются по всем иностранцам без исключения.
Что считается расторжением
Под обязанность подпадает прекращение договора по любому основанию.
- Увольнение по собственному желанию.
- Увольнение по соглашению сторон.
- Истечение срока срочного трудового договора.
- Увольнение по инициативе работодателя, включая сокращение и дисциплинарные основания.
- Прекращение договора по обстоятельствам, не зависящим от сторон, в том числе при аннулировании патента.
- Окончание работ по гражданско-правовому договору и его досрочное расторжение.
- Смерть работника.
Отдельно про перевод внутри группы компаний: если меняется юридическое лицо, это прекращение договора с одной компанией и заключение с другой. Значит, подаются два уведомления, и обе обязанности нужно закрыть в срок.
Форма уведомления
Форма утверждена приказом МВД и периодически обновляется. Подача на устаревшем бланке приравнивается к нарушению порядка, то есть к неподаче.
Берите актуальный бланк на официальном сайте МВД или в подразделении по вопросам миграции того субъекта, где работал иностранец. Бланки из бухгалтерских рассылок и с форумов часто отстают на редакцию.
Заполняется отдельное уведомление на каждого работника. Списком, одним документом на бригаду, подавать нельзя.
Как заполнить без ошибок
Правила простые, но нарушают их постоянно.
Все графы заполняются, пустых полей быть не должно. Если сведений нет, ставится прочерк по правилам заполнения, а не оставляется пробел.
Данные работника переносятся строго из документа, удостоверяющего личность, и из его нотариального перевода. Написание фамилии в уведомлении и в паспорте должно совпадать буква в букву.
Реквизиты договора указываются полностью: номер, дата заключения, дата и основание расторжения.
Исправления, зачёркивания и корректор не допускаются. Ошиблись, заполняйте новый бланк.
Подписывает уполномоченное лицо, печать ставится при наличии. Если подписывает не руководитель, нужна доверенность, и её реквизиты лучше иметь под рукой при подаче.
Куда и как подавать
Уведомление подаётся в территориальный орган МВД по субъекту, в котором иностранец осуществлял трудовую деятельность. Не по месту регистрации компании, если работа шла в другом регионе.
Способов три.
Лично. Представитель приносит уведомление в подразделение, принимающий сотрудник выдаёт отрывную часть бланка с отметкой. Это самый надёжный вариант.
Почтой. Заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. Опись обязательна: без неё вы не докажете, что отправили именно уведомление. Датой подачи считается дата отправки, отметка почты сохраняется.
Через портал государственных услуг. Доступность зависит от региона и от вида уведомления, уточняйте заранее.
Отрывную часть, квитанцию с описью или электронное подтверждение храните весь срок хранения кадровых документов. При проверке доказывать факт подачи придётся вам.
Ответственность за просрочку
Нарушение порядка или срока подачи уведомления это административное правонарушение. Штраф налагается на должностное лицо и на организацию, для Москвы, Петербурга, Московской и Ленинградской областей размеры выше.
Штраф считается за каждого работника отдельно. Не подали по десяти уволенным, получите десять составов. Возможна и дополнительная санкция в виде приостановления деятельности.
Отдельно стоит помнить: неподача уведомления часто вскрывается не сама по себе, а при проверке по другому поводу. Пришли за патентами, заодно подняли приказы об увольнении и сверили с реестром уведомлений. Сопутствующие риски разобраны в материале про штрафы работодателю.
Если срок уже пропущен
Подавайте, не тяните. Уведомление, поданное с опозданием, обязанность закрывает, хотя и не отменяет риск штрафа за просрочку.
Позиция при разбирательстве строится на двух вещах: обязанность исполнена, пусть и с нарушением срока, и отсутствуют вредные последствия. Это учитывается при назначении наказания.
Не подавать вовсе это худший вариант. Нарушение никуда не исчезнет, а отягчающим обстоятельством станет то, что вы не устранили его и после того, как узнали.
Регламент, который закрывает вопрос
Рабочая схема для кадровой службы.
1. В карточке каждого иностранного работника отмечается статус и регион работы.
2. Приказ об увольнении автоматически ставит задачу подготовить уведомление с дедлайном на третий рабочий день.
3. Уведомление заполняется на актуальном бланке и проверяется вторым сотрудником.
4. Отрывная часть или опись подшивается в личное дело в тот же день.
5. Раз в квартал проводится сверка: все уволенные иностранцы против реестра поданных уведомлений.
Вся процедура занимает у кадровика меньше часа, а сверка раз в квартал снимает риск накопленных пропусков. Требования к самому договору разобраны в материале про трудовой договор с иностранцем.
Частые ошибки
- Считают срок в календарных днях вместо рабочих.
- Отсчитывают от даты расчёта или выдачи документов, а не от даты расторжения.
- Подают в орган по месту регистрации компании, а не по месту работы иностранца.
- Заполняют на устаревшем бланке.
- Отправляют почтой без описи вложения.
- Не подают по гражданам ЕАЭС и по владельцам ВНЖ, считая их приравненными к россиянам.
- Теряют отрывную часть и не могут подтвердить подачу при проверке.
Если срок пропущен, пришло требование или назначено рассмотрение дела, позицию лучше готовить заранее. Мы проверяем комплект уведомлений, восстанавливаем доказательства подачи и представляем работодателя в разбирательстве. Напишите нам, и мы разберём вашу ситуацию.
Лучшие комментарии (0)