Граф

Изображение профиля Редакция «Граф» Алексей Никитин
Алексей Никитин от имени Редакция «Граф»

Опубликовано Изменено

Миграционный учёт в организации: ответственный, приказ, журнал, сроки и штрафы

#регистрация #работа #штрафы #сроки
Поделиться в X Поделиться в LinkedIn Поделиться в Facebook Поделиться в Mastodon
Пожаловаться на нарушение

Организация обязана заниматься миграционным учётом иностранного работника не всегда, а только когда она является принимающей стороной: предоставила ему жильё или иное помещение для проживания либо он фактически живёт по адресу организации. В этом случае ответственное лицо компании в течение 7 рабочих дней со дня прибытия работника подаёт в МВД уведомление о прибытии, а при вахтовом методе с проживанием в организации срок сокращается до одного рабочего дня. За неисполнение обязанностей юридическому лицу грозит штраф от 400 000 до 500 000 рублей за каждого иностранца. Нормы и суммы приведены на 10.10.2026.

Когда компания считается принимающей стороной

Понятие дано в пункте 7 части 1 статьи 2 Федерального закона от 18.07.2006 № 109-ФЗ «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации» (далее: закон № 109-ФЗ). Юридическое лицо, его филиал или представительство становится принимающей стороной в двух случаях:

  • оно предоставило иностранному гражданину для фактического проживания жилое или иное помещение (служебную квартиру, комнату в общежитии, арендованное для сотрудников жильё);
  • иностранец работает в организации и фактически живёт по её адресу либо в её помещении без адресных данных, в том числе в некапитальном строении или сооружении (часть 2 статьи 21 закона № 109-ФЗ). Типичный пример: бытовой городок на строительной площадке или вахтовый посёлок.

Сам по себе трудовой договор не делает работодателя принимающей стороной. Если сотрудник снимает квартиру у частного лица, на учёт его ставит собственник этого жилья либо сам работник в случаях, когда закон разрешает ему подать уведомление самостоятельно (части 3–3.5 и 4 статьи 22 закона № 109-ФЗ). Поставить такого работника на учёт по юридическому адресу компании нельзя: постановка по адресу организации, где иностранец фактически не живёт, подпадает под признаки фиктивной (пункт 11 части 1 статьи 2 закона № 109-ФЗ).

Какие акты нужно знать

  • Закон № 109-ФЗ: кто, когда и по какому адресу ставится на учёт.
  • Правила осуществления миграционного учёта, утверждённые постановлением Правительства РФ от 15.01.2007 № 9 (далее: Правила): состав уведомления, приложения, сроки.
  • Приказ МВД России от 10.12.2020 № 856: административный регламент по осуществлению миграционного учёта. Именно его обычно ищут по запросу «приказ о миграционном учёте 2020». Регламент менялся приказами МВД от 16.11.2022 № 867 и от 22.10.2024 № 628.
  • Форма уведомления о прибытии утверждена отдельным приказом МВД; регламент в подпункте 61.1 ссылается на приказ от 14.09.2020 № 641.

Ответственный за миграционный учёт и приказ о его назначении

Правила прямо требуют, чтобы от организации действовало конкретное лицо. Уведомление о прибытии представляет ответственное лицо организации, сведения о котором указываются в самом уведомлении (абзац второй пункта 22 Правил). В уведомление вносят его фамилию, имя, отчество, реквизиты документа, удостоверяющего личность, и адрес места жительства, а также наименование, адрес и ИНН организации и реквизиты документа, подтверждающего право пользования помещением (пункт 24 Правил).

К уведомлению, в том числе электронному, прикладывают копию документа, подтверждающего полномочия ответственного лица (пункт 28.1-1 Правил). Вид этого документа Правила не называют. На практике его роль выполняет приказ руководителя о назначении ответственного за миграционный учёт или доверенность. Формы такого приказа в нормативных актах нет, поэтому организация составляет его сама. Чтобы документ работал, в нём стоит указать:

  • фамилию, имя, отчество и должность ответственного;
  • перечень действий: заполнение и подписание уведомлений о прибытии и убытии, подача их в подразделение по вопросам миграции, МФЦ или через портал Госуслуг, получение отрывных частей;
  • кто замещает ответственного на время отпуска или болезни (сроки подачи при его отсутствии не приостанавливаются);
  • порядок хранения копий документов и ведения внутреннего учёта.

Согласие организации на проживание иностранца выражается подписью на оборотной стороне уведомления, которая скрепляется печатью при её наличии. Электронное уведомление организация подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью (пункт 25 Правил).

Сроки для организации

Ситуация Срок Норма
Работник прибыл в жильё, предоставленное организацией 7 рабочих дней со дня прибытия в место пребывания часть 3 статьи 20 закона № 109-ФЗ, пункт 20 Правил
Вахтовый метод, работник живёт по адресу организации один рабочий день, следующий за днём прибытия пункт 2 части 3 и часть 3.1 статьи 20 закона № 109-ФЗ, пункт 44 Правил
Прибытие вахтовика в нерабочий день в течение суток, являющихся рабочим днём, сразу после выходных часть 3.1 статьи 20, пункт 46.1 Правил
Убытие вахтовика 7 рабочих дней со дня убытия пункт 45.1 Правил
Изменились данные работника или он остаётся дольше заявленного срока 3 рабочих дня пункт 42 Правил
Высококвалифицированный специалист и члены его семьи освобождены на 90 дней со дня въезда, затем 7 рабочих дней часть 4.1 статьи 20 закона № 109-ФЗ
Участник Госпрограммы переселения и члены его семьи освобождены на 30 дней со дня прибытия, затем 7 рабочих дней часть 4.2 статьи 20 закона № 109-ФЗ

Срок считается со дня прибытия в место пребывания, а не со дня въезда в страну или заключения трудового договора.

Что работник предъявляет и что прикладывается к уведомлению

Работник предъявляет ответственному лицу документ, удостоверяющий личность, и миграционную карту, а временно или постоянно проживающий также разрешение на временное проживание или вид на жительство. При переезде с другого адреса дополнительно показывает отрывную часть прежнего уведомления (пункт 26 Правил). Забирать у работника эти документы принимающая сторона не вправе (часть 5 статьи 22 закона № 109-ФЗ).

К уведомлению организация прикладывает (пункты 28.1, 28.1-1 Правил):

  • копии всех страниц документа, удостоверяющего личность иностранца, на которых есть сведения о нём или отметки о пересечении границы;
  • копию миграционной карты (её можно не прикладывать, тогда МВД проверит данные само: пункт 28.4 Правил);
  • копию документа, подтверждающего право пользования помещением;
  • копию документа о полномочиях ответственного лица;
  • документ об уплате государственной пошлины, кроме случая электронной подачи.

Если работник ставится на учёт по адресу самой организации, добавляются копия трудового или гражданско-правового договора и письмо руководителя с печатью (при наличии) о фактическом проживании в помещении без адресных данных; копию документа на помещение в этом случае можно не подавать (пункты 28.3, 28.4 Правил). Для трудящихся из государств ЕАЭС и членов их семей прикладывают копию трудового или гражданско-правового договора и документы о родстве (пункт 28.2 Правил).

Пошлина за постановку на учёт по месту пребывания составляет 500 рублей (подпункт 19.1 пункта 1 статьи 333.28 Налогового кодекса РФ). Вместо квитанции можно указать сведения об уплате в уведомлении, МВД проверит платёж само (пункт 28.4 Правил). Гостиницы, медицинские стационары и ряд других организаций пошлину не платят, но это освобождение не действует, если иностранец работает в такой организации (пункт 7 статьи 333.29 Налогового кодекса РФ).

Как подать и что вернуть работнику

Способы перечислены в пункте 22 Правил: лично в территориальный орган МВД, в электронной форме, через многофункциональный центр, почтовым отправлением, а в отдельных регионах через подведомственное МВД предприятие. Бланк заполняется на каждого иностранца, на русском языке, без исправлений (пункт 27 Правил).

Принявший уведомление орган проверяет сведения и сразу проставляет отметку; отрывная часть возвращается подавшему (пункт 33 Правил). Организация обязана передать её работнику (подпункт «б» пункта 2 части 2 статьи 22 закона № 109-ФЗ). При электронной подаче отрывная часть с электронной подписью должностного лица приходит не позднее следующего рабочего дня, организация распечатывает её и отдаёт работнику. Именно отрывная часть с отметкой подтверждает, что обязанность выполнена (часть 7 статьи 22).

Временно пребывающего иностранца ставят на учёт на срок, заявленный в уведомлении, но не более чем на год и не дольше разрешённого срока пребывания (часть 6.1 статьи 22 закона № 109-ФЗ, пункт 32 Правил). Если заявленный срок превышает разрешённый, уведомление не примут (подпункт 61.6 регламента в редакции приказа № 628).

Продление учёта и изменение данных

Отдельной процедуры «продления регистрации» нет. Когда работнику продлили срок пребывания (например, он оплатил патент или заключил новый договор) и он продолжает жить по тому же адресу после заявленной даты, организация в течение 3 рабочих дней подаёт новый заполненный бланк уведомления о прибытии с заявлением в произвольной форме и копиями подтверждающих документов (пункт 42 Правил). Регламент уточняет, что три рабочих дня отсчитываются после последнего дня заявленного срока пребывания (пункт 55). Так же сообщают о смене паспорта, фамилии, гражданства, профессии. Сам работник обязан незамедлительно сообщить организации об изменениях и передать копии документов.

Убытие работника

При выезде иностранца из страны или постановке по новому адресу его снимают с учёта автоматически, по сведениям пограничных органов или нового уведомления (часть 1 и часть 2 статьи 23 закона № 109-ФЗ). Если работник просто съехал, принимающая сторона подаёт уведомление об убытии: лично, в электронной форме, через МФЦ или почтой (часть 2.2 статьи 23, пункт 37.1 Правил). Для организаций с вахтовым методом срок установлен: 7 рабочих дней со дня убытия (пункт 45.1 Правил). Подать такое уведомление стоит и остальным: пока работник числится по адресу компании, она остаётся его принимающей стороной в учётах МВД.

Журнал регистрации иностранных граждан

Обязанность вести собственный учёт закон возлагает не на всех. Фиксировать сведения о прибытии и убытии иностранцев должны администрации организаций с вахтовым методом работы, гостиниц и иных средств размещения, организаций отдыха детей, медицинских стационаров, организаций социального обслуживания (часть 9 статьи 22 закона № 109-ФЗ). Они записывают сведения в свои учётные документы до уведомления МВД (пункт 43 Правил). Форму этих учётных документов Правила не устанавливают, поэтому журнал может быть бумажным или электронным.

Остальным организациям вести журнал закон не предписывает, но он полезен: по нему видно, когда истекает срок подачи и срок учёта каждого работника. В журнал разумно включить те же данные, что вносятся в уведомление: фамилию и имя, гражданство, реквизиты паспорта и миграционной карты, дату въезда, дату прибытия в помещение, заявленный срок, дату подачи уведомления и способ, дату убытия.

Не путайте внутренний журнал с журналом учёта уведомлений о прибытии из приложения № 4 к регламенту: его ведёт подразделение по вопросам миграции, а не компания (пункт 78 регламента).

Ответственность за нарушение миграционного учёта

  • Неисполнение принимающей стороной обязанностей в связи с миграционным учётом: штраф для граждан от 2000 до 4000 рублей, для должностных лиц от 40 000 до 50 000 рублей, для юридических лиц от 400 000 до 500 000 рублей (часть 4 статьи 18.9 Кодекса РФ об административных правонарушениях). С 03.11.2026 штраф для граждан составит от 4000 до 6000 рублей, для должностных и юридических лиц суммы прежние (Федеральный закон от 04.08.2026 № 294-ФЗ).
  • По примечанию к статье 18.9 при нарушении порядка оформления документов, проживания и изменения места пребывания в отношении двух и более иностранцев ответственность наступает за каждого отдельно.
  • Заведомо ложные сведения или подложные документы от принимающей стороны: для должностных лиц от 35 000 до 50 000 рублей, для юридических лиц от 350 000 до 800 000 рублей (часть 2 статьи 19.27 КоАП); с 03.11.2026 санкция этой части меняется.
  • Для гостиниц и других классифицированных средств размещения действует специальная статья 18.9.1 КоАП: от 80 000 до 100 000 рублей за опоздание не более чем на рабочий день и от 400 000 до 500 000 рублей за большее.
  • Фиктивная постановка на учёт, в том числе по адресу организации, где иностранец не работает, наказывается по статье 322.3 Уголовного кодекса РФ: штраф от 100 000 до 500 000 рублей, принудительные работы или лишение свободы на срок до пяти лет.

Частые ошибки

  • Ставить на учёт по юридическому адресу работника, который живёт в другом месте.
  • Считать срок со дня приёма на работу, а не со дня прибытия в помещение.
  • Не назначить замещающего: ответственный в отпуске, срок пропущен.
  • Не подать новое уведомление после продления срока пребывания работника.
  • Не приложить копию документа о полномочиях ответственного лица: отсутствие обязательного документа служит основанием для отказа в приёме (подпункт 61.4 регламента).
  • Оставить отрывную часть в отделе кадров и не выдать её работнику.

Миграционный учёт не заменяет других обязанностей работодателя: о заключении и расторжении трудового договора с иностранцем МВД уведомляют отдельно. Об этом рассказано в материале После трудоустройства: уведомления в МВД и основания аннулирования патента. Общий порядок учёта описан в статье Миграционный учёт по месту пребывания, бланк доступен на странице Уведомление о прибытии иностранного гражданина.

Источники:

Материал справочный. Проверено по текстам актов на 10.10.2026.

Лучшие комментарии (0)