Половина обращений про апостиль начинается с того, что его уже поставили и зря. Вторая половина с того, что документы вернули, потому что апостиля нет. Путаница возникает из-за одной детали: для стран СНГ и для остального мира правила разные. Разбираем, когда апостиль нужен по закону, а когда это лишние деньги и три недели ожидания.
Что такое апостиль простыми словами
Апостиль это штамп установленной формы, который подтверждает подлинность подписи и печати на официальном документе. Он не проверяет содержание документа и не переводит его. Он отвечает только на один вопрос: действительно ли документ выдан тем органом, чья печать на нём стоит.
Апостиль работает между странами, участвующими в Гаагской конвенции. Документ с апостилем принимается в любой из этих стран без дополнительной легализации через консульства.
Когда апостиль нужен, а когда нет
| Откуда документ | Что требуется для России |
|---|---|
| Страны СНГ, участвующие в конвенции о правовой помощи | Легализация не нужна. Достаточно нотариального перевода на русский язык |
| Страны Гаагской конвенции, не входящие в предыдущую группу | Апостиль страны происхождения плюс нотариальный перевод |
| Остальные страны | Консульская легализация плюс нотариальный перевод |
Первая строка таблицы и есть то, на чём экономят время и деньги. Документы из Узбекистана, Таджикистана, Казахстана, Киргизии, Армении, Молдовы, Беларуси, Азербайджана и ряда других государств, связанных с Россией договорами о правовой помощи, принимаются без апостиля. Нужен только нотариальный перевод.
При этом апостиль на таком документе не делает его недействительным. Он просто не требовался, а деньги и срок потрачены.
Апостиль на российские документы для заграницы
Обратное направление встречается не реже. Российское свидетельство о рождении, диплом, справку о несудимости или доверенность нужно предъявить в другой стране.
Здесь действует то же правило, но в зеркальном виде. Для стран, связанных с Россией договорами о правовой помощи, апостиль на российский документ обычно не требуется. Для стран Гаагской конвенции требуется. Для остальных нужна консульская легализация.
Уточнять требования нужно у принимающей стороны: у иностранного вуза, работодателя, органа регистрации. Только они знают, какой формат примут, и требования у разных органов одной страны иногда отличаются.
Какие документы апостилируют
Апостиль ставится на официальные документы, исходящие от государственных органов. Типичный перечень выглядит так.
- Документы ЗАГС: свидетельства о рождении, браке, расторжении брака, смене имени, смерти.
- Документы об образовании: аттестаты, дипломы, приложения к ним.
- Справки об отсутствии судимости.
- Судебные решения и документы, исходящие от судов.
- Нотариально удостоверенные документы и доверенности.
- Архивные справки.
На документы, не являющиеся официальными, апостиль не ставят. Коммерческие договоры, внутренние справки организаций, медицинские заключения частных клиник придётся сначала провести через нотариуса.
Кто проставляет апостиль в России
| Вид документа | Куда обращаться |
|---|---|
| Документы ЗАГС | Орган ЗАГС субъекта России |
| Документы об образовании | Орган управления образованием субъекта либо федеральный орган в сфере образования |
| Справки об отсутствии судимости | Информационный центр МВД |
| Нотариальные документы | Территориальный орган Минюста |
| Судебные документы | Территориальный орган Минюста |
| Архивные справки | Архивный орган субъекта |
Обращаться нужно в тот регион, где документ был выдан. Апостилировать свидетельство, выданное в одном субъекте, в другом субъекте нельзя, и это регулярная причина потерянного времени. Подробнее о разграничении полномочий писали в материале про органы, проставляющие апостиль.
Порядок действий: сначала апостиль, потом перевод
Последовательность важнее, чем кажется, и её постоянно нарушают.
Правильный порядок для иностранного документа, предъявляемого в России: сначала апостиль в стране выдачи, затем нотариальный перевод в России, причём перевод делается вместе со штампом апостиля. Если перевести документ до апостилирования, штамп останется непереведённым, и перевод придётся заказывать заново.
Для российского документа, предъявляемого за рубежом, порядок зависит от требований принимающей стороны. Одни принимают апостиль на оригинал, другие требуют апостиль на нотариальную копию, третьи хотят апостиль на нотариально заверенный перевод. Уточняйте до обращения, иначе процедуру придётся повторять.
Двойной апостиль
Отдельные страны требуют двойное апостилирование: апостиль на оригинале и апостиль на нотариальном переводе. Схема выглядит так: апостиль на документе, затем перевод, затем нотариальное удостоверение перевода, затем второй апостиль на нотариальном действии.
Заранее выяснить, нужен ли двойной апостиль, можно только у принимающего органа. Делать его на всякий случай смысла нет: это удвоенные пошлины и срок.
Сроки и стоимость
Государственная пошлина за проставление апостиля установлена Налоговым кодексом, размер уточняйте на дату обращения. Срок по общему правилу составляет несколько рабочих дней, но продлевается, если орган направляет запрос для проверки подлинности документа.
Проверочные запросы это основная причина задержек. Они возникают, когда документ старый, выдан в другом регионе, содержит исправления или относится к периоду до передачи архивов. В таких случаях срок доходит до месяца и более. Ориентиры по срокам в разных органах разбирали в материале про сроки проставления апостиля.
Когда апостиль не поможет
Есть ситуации, где апостиль бесполезен, а нужен другой инструмент.
Документ утрачен и нужен повторный. Апостиль ставят на существующий документ, восстанавливать его нужно через истребование из страны выдачи.
Документ об образовании нужен для работы или учёбы в России. Апостиль подтверждает подлинность, но не приравнивает диплом к российскому. Для этого проводится процедура признания.
Документ содержит ошибку в фамилии или дате. Апостиль зафиксирует документ с ошибкой. Сначала исправление, потом апостиль.
Документ выдан консульством. Консульские документы легализуются по другим правилам.
Что смотрят при приёме документов в МВД
На приёме проверяют не только наличие штампа. Смотрят, чтобы апостиль был проставлен уполномоченным органом страны выдачи, чтобы данные в документе совпадали с паспортом заявителя, чтобы перевод был удостоверен нотариусом, а не бюро переводов, чтобы переведены были и сам документ, и штамп апостиля.
Отдельно проверяют соответствие написания имён. Если в переводе свидетельства о рождении фамилия написана иначе, чем в переводе паспорта, документы вернут. Про требования к переводам подробно писали в материале про перевод свидетельства о рождении.
Частые ошибки
- Ставят апостиль на документы из стран СНГ, где он не требуется.
- Переводят документ до апостилирования, и перевод приходится делать дважды.
- Обращаются в орган не того региона.
- Заверяют перевод печатью бюро переводов вместо нотариуса.
- Апостилируют копию, когда принимающая сторона ждёт оригинал.
- Не уточняют у принимающей стороны формат и делают лишний двойной апостиль.
- Ламинируют документ для сохранности, после чего апостиль на него не поставят.
Последний пункт стоит запомнить отдельно: заламинированный документ считается повреждённым для целей апостилирования, и потребуется получать повторный.
Как определить свой случай за пять минут
Порядок простой. Определите страну выдачи документа. Проверьте, связана ли она с Россией договором о правовой помощи: если да, апостиль не нужен, достаточно нотариального перевода. Если нет, проверьте участие в Гаагской конвенции: если участвует, нужен апостиль, если нет, консульская легализация. Уточните у органа, куда подаёте, требуется ли апостиль на оригинале или на переводе. Полную схему по всем вариантам разбирали в материале про легализацию иностранных документов.
Если не уверены, нужен ли апостиль в вашем случае, или документ уже вернули на приёме, разберём по стране выдачи и по органу подачи. Напишите нам, подскажем порядок без лишних процедур.
Лучшие комментарии (0)